Checklist para un DPA GDPR-compliant

Si tu e-commerce en Argentina vende a clientes en Europa, el GDPR aplica a tu negocio. Esto significa que necesitás un Data Processing Agreement (DPA) con cada proveedor que procese datos personales en tu nombre. El DPA regula cómo se manejan los datos, protege a tu empresa de sanciones (hasta €20 millones o el 4% de la facturación global) y refuerza la confianza de los clientes.

Puntos clave para cumplir:

• ¿Cuándo necesitás un DPA? Siempre que un proveedor externo procese datos de clientes de la UE (email marketing, chatbots, analítica, etc.).
• Cláusulas obligatorias del DPA:
  • Propósito, duración y alcance del tratamiento.
  • Tipos de datos y categorías de personas afectadas.
  • Medidas de seguridad (cifrado, autenticación, auditorías).
  • Obligaciones de notificar brechas de datos y colaborar con derechos de los usuarios (ARCO).
  • Eliminación o devolución de datos al finalizar el contrato.
• Riesgos de no cumplir: Multas, pérdida de confianza y auditorías.

Acciones para implementar:

1. Auditoría de flujos de datos: Identificá qué datos recolectás, dónde se almacenan y qué herramientas usás.
2. Revisión de DPAs: Verificá que cada proveedor cumpla con el artículo 28 del GDPR.
3. Minimización de datos: Recopilá solo lo necesario y definí períodos claros de retención.
4. Controles de seguridad: Usá cifrado, autenticación multifactor y permisos basados en roles.
5. Gestión de subencargados: Exigí autorización previa para nuevos proveedores y actualizá los anexos del DPA.

Herramientas como Burbuxa facilitan el cumplimiento al centralizar ventas, soporte y marketing en WhatsApp e Instagram, con DPAs integrados y configuraciones rápidas.

GDPR: What Is a DPA (Data Processing Agreement)?

Elementos obligatorios de un DPA conforme al GDPR

El artículo 28(3) del GDPR establece una serie de cláusulas que todo DPA debe incluir. Estas cláusulas son requisitos legales que vinculan al responsable del tratamiento (como tu e-commerce) y al encargado (la herramienta que procesa datos en tu nombre). Hasta 2023, las multas por incumplir este artículo alcanzaron los €2.700 millones a nivel global, con un 20% de los casos relacionados con contratos de procesamiento incompletos o inadecuados. Cumplir con estas disposiciones no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza de los usuarios y facilita auditorías para demostrar el cumplimiento normativo.

Cláusulas obligatorias según el artículo 28 del GDPR

El contrato debe detallar el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, además de los tipos de datos personales y las categorías de personas involucradas.

Algunas de las cláusulas esenciales que no pueden faltar son:

• Instrucciones documentadas: El encargado solo puede procesar datos siguiendo tus instrucciones por escrito. Cualquier cambio requiere tu aprobación explícita.
• Confidencialidad: El personal del encargado debe comprometerse formalmente a mantener la confidencialidad, incluso después de que finalice su relación laboral.
• Medidas de seguridad: Es imprescindible incluir controles técnicos (como cifrado, autenticación multifactor y acceso restringido) y organizativos (como auditorías y copias de seguridad) adaptados al nivel de riesgo.
• Asistencia al responsable: El encargado debe colaborar contigo para cumplir con solicitudes de derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) y con evaluaciones de impacto sobre la protección de datos.
• Eliminación o devolución de datos: Al concluir el servicio, el encargado debe eliminar o devolverte todos los datos personales, destruir cualquier copia y certificar que se ha cumplido lo acordado.
• Auditorías e inspecciones: Tienes derecho a auditar al encargado y a sus subencargados para verificar el cumplimiento de las obligaciones.

Para ilustrar cómo estas cláusulas se aplican al e-commerce, aquí tienes un resumen:

A continuación, profundizaremos en la gestión de subencargados y las respuestas ante brechas de datos.

Requisitos para subencargados

El uso de subencargados también debe regularse en el DPA. Según el GDPR, el encargado necesita obtener autorización previa, específica o general por escrito, antes de contratar a un subencargado. Esto significa que si tu proveedor utiliza servicios de terceros, como almacenamiento en la nube o procesadores de pago, debe informarte y darte la oportunidad de objetar, generalmente en un plazo de 14 a 30 días.

Es importante que el DPA garantice que los subencargados cumplan con las mismas obligaciones que el encargado principal. Si un subencargado incumple, el encargado sigue siendo responsable ante ti y las autoridades europeas. Por eso, es clave incluir un anexo actualizado con la lista de subencargados, detallando quiénes son, dónde están ubicados y qué funciones desempeñan. Por ejemplo, si tu proveedor de soporte decide usar una nueva región de AWS para procesar datos, debe notificarte con antelación para que evalúes posibles riesgos, especialmente en transferencias internacionales.

Notificación y respuesta ante brechas de datos

Cuando ocurre una brecha de seguridad que afecta datos personales, el encargado debe notificarte de inmediato. Aunque la norma de notificación a la autoridad de control es de 72 horas, no hay un límite mínimo para informarte a ti como responsable: cualquier incidente debe comunicarse sin demora.

La notificación debe incluir:

• Una descripción detallada del incidente y su contexto.
• Los tipos de datos afectados y las categorías de personas implicadas.
• Las posibles consecuencias de la brecha.
• Las medidas tomadas o propuestas para mitigar el impacto.

En el e-commerce, esto es especialmente crítico. Si se filtran datos de clientes, como información de chats o detalles de pedidos, el encargado debe alertarte rápidamente para que puedas cumplir con tus obligaciones de notificación, tanto ante la autoridad como, si corresponde, ante los usuarios afectados. Un estudio de 2023 reveló que el 40% de los encargados no cumplen con los tiempos iniciales debido a retrasos en la notificación.

El DPA debe incluir protocolos claros de comunicación, como el uso de correo electrónico o herramientas de mensajería interna, establecer plazos internos (por ejemplo, entre 24 y 48 horas) y detallar las obligaciones del encargado para documentar la brecha, realizar análisis forenses y colaborar en las medidas correctivas necesarias.

Checklist de cumplimiento operativo para e-commerce

Con un DPA en regla, es clave implementar acciones diarias que aseguren el cumplimiento del GDPR en tu e-commerce. Esto no solo implica contar con un acuerdo sólido, sino también gestionar de manera adecuada los flujos de datos, aplicar principios de minimización y configurar controles de seguridad en todas las herramientas SaaS que utilices. Según auditorías del sector, cerca del 70% de las brechas en e-commerce están relacionadas con plataformas SaaS mal configuradas, sin cifrado adecuado o con permisos de acceso descontrolados. A continuación, te explicamos cómo reducir estos riesgos con pasos prácticos.

Mapeá tus flujos de datos y procesadores

Este paso va más allá de cumplir con el DPA, ya que asegura que cada punto de tratamiento de datos esté alineado con el GDPR. Comenzá con una auditoría completa de datos personales: identificá qué información recopilás (nombres, correos electrónicos, direcciones, detalles de pedidos, historial de chats), dónde se almacena y qué herramientas externas la procesan . Creá un diagrama de flujo que detalle el recorrido de los datos, desde su recolección (por ejemplo, a través de WhatsApp o Instagram) hasta su almacenamiento en tu plataforma de e-commerce y su uso por proveedores como pasarelas de pago, herramientas de análisis o sistemas de soporte.

El siguiente paso es listar todos los procesadores externos y confirmar que cada uno cuente con un DPA válido conforme al artículo 28 del GDPR . Verificá que estos contratos incluyan detalles sobre el alcance del procesamiento, medidas de seguridad, responsabilidades y derechos de auditoría. Por ejemplo, si utilizás una plataforma de chat integrada con Shopify o Tiendanube, asegurate de que el proveedor ofrezca un DPA automático con listas actualizadas de subencargados y certificaciones como ISO 27001. Documentá todos los puntos de acceso y revisá esta información al menos una vez al año o al incorporar nuevos servicios.

Aplicá políticas de minimización y retención de datos

El GDPR establece que solo podés recopilar los datos estrictamente necesarios para cumplir con tu propósito comercial . Revisá tus formularios y eliminá cualquier campo innecesario, limitándote a recolectar información esencial. Implementá el enfoque de "data by design": anonimizá datos de análisis y restringí la información capturada en cada interacción.

Definí períodos claros de retención según el propósito de cada tipo de dato. Por ejemplo, los datos de clientes pueden conservarse entre 5 y 10 años por razones fiscales, pero los historiales de chats deben eliminarse después de 6 a 12 meses, salvo que exista una necesidad contractual específica . Configurá reglas de eliminación automática en tus herramientas, como borrar datos de sesión 30 días después de la resolución de un caso de soporte, y documentá estas decisiones en tu registro de actividades de tratamiento. Para análisis, considerá pseudonimizar los datos tras 90 días, cumpliendo así con el principio de limitación de almacenamiento.

Configurá controles de seguridad y acceso

Una vez identificados y depurados los datos, el siguiente paso es protegerlos con medidas de seguridad eficaces. Implementá cifrado (HTTPS, TLS), controles de acceso basados en roles (RBAC), autenticación multifactor y registros de accesos en logs auditables. Además, realizá escaneos de vulnerabilidades y copias de seguridad encriptadas de manera periódica .

Si utilizás herramientas como Burbuxa, configurá permisos granulares para alinear tu operación con RBAC y el principio de minimización. Esta plataforma, con capacidad para resolver automáticamente el 95% de las consultas comunes, te permite reducir la necesidad de retener datos de soporte por largos períodos. Además, su configuración es rápida, demorando menos de 15 minutos.

Realizá revisiones frecuentes de tus medidas de seguridad y capacitá a tu equipo en prácticas del GDPR, incluyendo la detección de brechas y la respuesta dentro de las 72 horas estipuladas. Estas acciones no solo te protegen de multas - que pueden alcanzar hasta el 4% de los ingresos brutos anuales globales - , sino que también refuerzan la confianza de tus clientes y simplifican futuras auditorías.

Cumplimiento del GDPR para e-commerce basado en Argentina

Si tu e-commerce opera desde Argentina pero vende productos o servicios a clientes en la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) también aplica a tu negocio, incluso si no tenés presencia física en Europa. Esto implica manejar transferencias internacionales de datos, ajustar procesos locales e implementar herramientas específicas para cumplir con los requisitos de protección de datos. A continuación, te explicamos cómo abordar estos desafíos.

Gestioná las transferencias internacionales de datos

Cuando no existe una "decisión de adecuación" entre la UE y el país receptor, es necesario implementar mecanismos adicionales para transferir datos personales. El método más común es incluir las Cláusulas Contractuales Estándar (SCCs), aprobadas por la Comisión Europea, en los acuerdos de procesamiento de datos (DPA) con cada proveedor que maneje información de clientes europeos. También es obligatorio realizar una Evaluación de Impacto de Transferencia (TIA) para evaluar si la legislación argentina, como la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales, podría generar riesgos para los datos transferidos.

Para cumplir con esto, es clave mapear los flujos de datos personales de los clientes de la UE, como nombres, direcciones, correos electrónicos, información de pedidos y mensajes en plataformas como WhatsApp o Instagram. Cada transferencia debe documentarse, y tanto las SCCs como las TIAs deben revisarse anualmente o al sumar nuevos proveedores.

Adaptá el GDPR al contexto local

Además de gestionar las transferencias de datos, es fundamental adaptar los procesos del GDPR a las particularidades argentinas. Por ejemplo, localizá tus avisos de privacidad usando formatos en español de Argentina (es-AR), como moneda en pesos argentinos (AR$), fechas en formato DD/MM/AAAA y unidades métricas.

En cuanto a las comunicaciones por WhatsApp o Instagram, asegurate de obtener consentimiento explícito para cada propósito específico, como procesar pedidos o suscribir a ofertas. Este consentimiento debe ser claro y verificable, sin casillas pre-marcadas, y los usuarios deben poder retirarlo fácilmente en cualquier momento.

También es crucial que los clientes puedan ejercer sus derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) de manera sencilla, con un plazo máximo de respuesta de 30 días. Además, capacitá a tu equipo para identificar riesgos de seguridad y notificá cualquier brecha de datos dentro de las 72 horas a la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP) y a las autoridades europeas correspondientes.

Herramientas de Burbuxa para cumplir con el GDPR

Plataformas como Burbuxa simplifican el cumplimiento del GDPR para e-commerce en Argentina. Como socio oficial de Meta, Burbuxa ofrece funciones como gestión de consentimiento integrada, plantillas aprobadas para WhatsApp y mecanismos automáticos de exclusión, garantizando que el consentimiento explícito se gestione desde el primer contacto.

Además, la plataforma registra cada acceso a datos personales, asegurando trazabilidad para auditorías o solicitudes de usuarios. También permite minimizar la retención de datos, resolviendo automáticamente el 95% de las consultas comunes y eliminando información de soporte, como chats, después de un período configurable (por ejemplo, 30 días).

Burbuxa también se sincroniza en tiempo real con plataformas como Shopify, Tiendanube o VTEX mediante cifrado, y permite configurar controles de marca y aprobaciones humanas para contenido generado por IA. Todo esto garantiza que las respuestas automáticas cumplan con las normativas de privacidad y las políticas de tu negocio. Y lo mejor: podés configurarla en menos de 15 minutos.

Conclusión

Puntos clave

Cumplir con el DPA en línea con el GDPR es obligatorio si un proveedor maneja datos personales de clientes europeos. Este documento debe detallar aspectos como el propósito, duración y alcance del tratamiento; tipos de datos y categorías de interesados; responsabilidades del encargado; medidas de seguridad; manejo de subprocesadores; notificación inmediata de brechas; soporte para ejercer derechos; y la devolución o eliminación de datos al finalizar el contrato.

Las prácticas diarias también deben ajustarse al DPA. Esto incluye mapear los flujos de datos, recolectar solo la información estrictamente necesaria, establecer plazos claros de retención (por ejemplo, eliminar chats después de 30 días), usar cifrado y controles de acceso, y documentar cómo se gestionan las brechas de seguridad. Estos pasos son esenciales para proteger tu e-commerce y evitar sanciones, que pueden alcanzar hasta el 4% de los ingresos brutos anuales globales de tu empresa.

Próximos pasos para tu equipo de e-commerce

Con estos puntos claros, es hora de evaluar tu nivel de cumplimiento y tomar medidas concretas.

En un período de 4 a 8 semanas, realizá un inventario de todos los proveedores que manejan datos de clientes de la UE, como los relacionados con tu tienda, pagos, CRM, email, logística, chat y publicidad. Asegurate de recopilar los DPAs vigentes y verificá que cumplan con el GDPR. Concentrate primero en renegociar contratos con proveedores críticos, dejando para después a los de menor riesgo.

Establecé un procedimiento interno que defina quién es responsable de revisar y aprobar nuevos proveedores, cómo se almacenan los DPAs, con qué frecuencia se revisan (al menos una vez al año) y cómo se gestiona la baja de un proveedor, asegurando el borrado o devolución de los datos. Capacitate a tu equipo para identificar y manejar riesgos de seguridad, y organizá simulacros para responder a incidentes.

Además, herramientas como Burbuxa pueden simplificar el cumplimiento continuo. Esta plataforma centraliza ventas, soporte y marketing en WhatsApp e Instagram, ofreciendo gestión de consentimiento integrada, plantillas aprobadas por Meta, mecanismos automáticos de exclusión y registros de auditoría completos. Al reducir la cantidad de proveedores externos, disminuís la cantidad de DPAs que necesitás gestionar, asegurándote de que cada interacción con tus clientes respete sus derechos desde el inicio. Adoptá estas medidas para fortalecer tu estrategia de cumplimiento y aprovechar las ventajas de herramientas integradas como Burbuxa.

FAQs

¿Qué es un Data Processing Agreement (DPA) y por qué es clave para mi tienda online?

Un Data Processing Agreement (DPA) es un contrato legal que define cómo se recopilan, procesan y protegen los datos personales entre tu negocio (como responsable del tratamiento) y cualquier proveedor externo que gestione esos datos (encargado del tratamiento).

Este acuerdo es clave para cualquier tienda online, ya que asegura el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Además de proteger la privacidad de tus clientes, te ayuda a evitar sanciones o conflictos legales. También detalla de manera precisa las responsabilidades de cada parte y las medidas de seguridad necesarias para manejar los datos personales de forma segura y adecuada.

¿Cómo garantizo que mis proveedores cumplan con el artículo 28 del GDPR?

Para asegurarte de que tus proveedores cumplan con el artículo 28 del GDPR, es clave contar con un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA). Este documento debe especificar, de manera detallada, las responsabilidades y obligaciones relacionadas con la protección de datos. Además, debe incluir cláusulas sobre las medidas técnicas y organizativas necesarias para mantener la seguridad de la información.

Algunas acciones que pueden ayudarte a fortalecer este cumplimiento son:

• Comprobar que los proveedores sigan prácticas de seguridad y privacidad acordes al GDPR.
• Llevar a cabo auditorías regulares para verificar que se cumplan los estándares establecidos.
• Registrar y actualizar de forma constante las evaluaciones y los acuerdos firmados.

Estas prácticas no solo garantizan que cumplas con la normativa, sino que también refuerzan la confianza de tus clientes y protegen la estabilidad de tu negocio.

¿Cómo puedo proteger los datos personales en mi e-commerce y cumplir con el GDPR?

Garantizar la seguridad de los datos personales en tu tienda online y cumplir con el GDPR requiere tomar medidas concretas y efectivas. Aquí te compartimos algunas claves para lograrlo:

• Cifrado de datos: Toda información sensible debe estar cifrada, tanto cuando se transmite como cuando se almacena. Esto asegura que los datos estén protegidos frente a accesos no autorizados.
• Control de accesos: Implementá autenticación multifactor (MFA) para reforzar la seguridad de las cuentas. Además, limitá el acceso a los datos únicamente al personal que realmente lo necesite.
• Auditorías de seguridad: Realizá análisis periódicos de tus sistemas para detectar posibles vulnerabilidades y corregirlas antes de que se conviertan en un problema.
• Cumplimiento normativo: Asegurate de respetar tanto el GDPR como las leyes locales de protección de datos vigentes en Argentina, para evitar sanciones legales y proteger la privacidad de tus clientes.

Al aplicar estas prácticas, no solo estarás cuidando la información de tus usuarios, sino que también generarás mayor confianza en tu marca y reducirás posibles riesgos legales.