En Shopify, separo el cobro del envío antes de calcular cualquier prorrateo. Cobrar cada 30 días no es lo mismo que cobrar el mismo día de cada mes, y un pago puede cubrir varias entregas.
Para que sepas qué cobrar y cuándo despachar, reviso estos puntos:
Mi regla es simple: <u>no prometo un importe ni una entrega sin verificar el pago y el estado del pedido</u>.
Con las reglas definidas, fijá cuándo cobrar el ajuste y cuándo aplicar el cambio recién en la próxima renovación.
El prorrateo es un ajuste proporcional por un cambio elegible a mitad de ciclo. En productos físicos, calculalo solo sobre unidades que todavía no se despacharon ni ingresaron a preparación.
Separá el ajuste sobre lo ya cobrado del cambio que rige desde la próxima renovación. Si baja la cantidad o el precio, no generes crédito por productos ya entregados.
| Modalidad | Cuándo impacta y para qué usarla |
|---|---|
| Prorrateo inmediato | Al confirmar el cambio, para unidades adicionales con stock y entrega viable |
| Próxima renovación | Desde la siguiente renovación, para bajas de cantidad o intervalos más largos |
| Reintegro o crédito manual | Tras revisar cancelaciones sin despacho o entregas incumplidas |
Una vez definido cuándo aplicar el ajuste, calculá su base.
Si calculás por días, definí el inicio del ciclo, el corte horario y las pausas. Redondeá al final y guardá también el cálculo sin redondear. Si el producto ya pasó a preparación, los días restantes no alcanzan por sí solos para definir el ajuste.
Definí quién accede al descuento, cuántos ciclos dura y si se aplica al producto, al envío o a ambos. Aclará también qué pasa si cambia la frecuencia. Calculá el ajuste sobre el precio neto elegible.
Un crédito no es una promoción: registrá el motivo, el importe y su uso. Calculá el envío por separado. Sumar unidades puede agregar un costo, pero reducirlas no devuelve automáticamente el importe de un envío ya preparado o despachado. Los impuestos dependen de la base imponible aplicable, que no necesariamente sigue la proporción usada para el producto.
| Concepto | Desglose del cálculo hipotético |
|---|---|
| Precio de referencia del producto | ARS 12.000,00 |
| Descuento de suscripción: 10 % | −ARS 1.200,00 |
| Precio neto de referencia | ARS 10.800,00 |
| Ajuste proporcional: 10/30 | ARS 3.600,00 |
| Envío adicional | ARS 1.500,00 |
| Impuestos | Determinar sobre la base imponible aplicable, una sola vez |
| Total final | Ajuste de producto + envío + impuestos, sin duplicar IVA |
Este cálculo es ilustrativo; no implica aplicación automática en productos físicos.
Si los precios incluyen IVA, separá ese componente sin sumarlo otra vez. Si no lo incluyen, detallá la base neta, la alícuota y el importe del impuesto. En Argentina, validá con un contador los comprobantes, el redondeo y la nota de crédito vinculada al importe facturado.
Suscripciones Shopify: del cobro al despacho
Con el prorrateo definido, fijá el calendario que determina qué se cobra, qué se despacha y qué ocurre en cada corte.
La fecha de cobro inicia el intento de pago, no el despacho. Cuando el pago se confirma, se puede crear o vincular la orden. Antes de liberarla según el corte acordado, se revisan stock, dirección y riesgo. Después vienen el despacho y la entrega estimada.
La próxima renovación depende del contrato y de su política de cobro, no de cuándo llega el paquete. La fecha estimada de entrega puede cambiar por demoras del transportista, feriados, falta de stock o problemas con el domicilio.
| Modalidad | Regla de renovación | Calendario de despacho | Uso |
|---|---|---|---|
| Fecha fija mensual | El mismo día de cada mes | Después del pago, en la fecha operativa definida | Cajas mensuales |
| Cada 30 días | Intervalos de 30 días desde la referencia contractual | Después del pago o dentro de una ventana de envíos | Reposición de consumibles |
| Semanal por día elegido | Cada semana, en el día acordado | El día operativo previsto o el siguiente hábil | Alimentos y consumos frecuentes |
| Según producción | Según la política de cobro contratada | Cuando producción y stock estén disponibles | Productos por encargo |
Dejá por escrito qué pasa en meses cortos, fines de semana y feriados argentinos. Si mantenés la fecha de cobro y movés solo el despacho, aclaralo antes de contratar. Podés cobrar antes de preparar el pedido si el cliente lo autorizó, pero la orden solo se libera con el pago confirmado y las validaciones operativas completas.
En los planes prepagos, indicá si el pago cubre un período o una cantidad de entregas. Shopify permite separar las políticas de cobro y entrega: un solo pago puede cubrir varios despachos programados.
Para un corte a las 14:00, usá
America/Argentina/Buenos_Aires: las solicitudes recibidas hasta las 14:00:00 inclusive pueden entrar en el próximo despacho si la orden todavía no fue liberada; desde las 14:00:01 pasan al siguiente envío elegible.
Registrá los segundos y la zona horaria en una fuente que compartan soporte y depósito. Aplicá ese límite a los cambios de domicilio, variantes, cantidades, método de envío y cancelaciones. Pedí confirmación antes de modificar la orden si ya fue embalada, si cambia el costo de envío o si la nueva dirección modifica impuestos o restricciones del transportista.
Un pago fallido deja el ciclo pendiente de pago y sin preparación. Definí cuántos reintentos habrá, en qué fechas y qué pasará si ninguno funciona. Avisale al cliente cuándo será el próximo intento.
Para mantener el despacho previsto, el pago debe recuperarse antes del corte. Si se confirma después, informá el siguiente despacho disponible. Cada reintento debe mantener el identificador del ciclo y verificar si ya existen pagos u órdenes. Usá controles de idempotencia para evitar duplicados, incluso cuando lleguen notificaciones repetidas, y detené los intentos cuando se confirme el cobro.
Un cambio permanente modifica el contrato y debe indicar desde cuándo rige. Una excepción compatible con el plan afecta solo al ciclo elegido. Antes de guardar, revisá si ya hay un cobro, una orden, preparación o despacho: cambiar el contrato no garantiza que esos registros se actualicen.
Una pausa detiene los cobros y las entregas durante el período acordado, pero no revierte pagos anteriores. Saltar un envío no salta el pago. En planes prepagos, mantené el saldo de entregas e informá si se extiende la vigencia.
Si falta stock, frená la preparación, avisale al cliente y ofrecé una sustitución o un reintegro. Al reintentar, no generes otra orden.
Aplicá también estas reglas a los cambios que haga el cliente.
Una vez definidos el corte y el estado del pedido, establecé qué puede cambiar en cada solicitud. Cada cambio debe respetar el corte, el ciclo y el estado real del pedido.
Con el prorrateo, el corte y el despacho definidos, fijá cómo debe responder atención cuando el cliente modifica la suscripción.
| Cambio | Antes del corte | Después del cobro y antes del despacho | Después del despacho | Atención y registro |
|---|---|---|---|---|
| Saltar ciclo | Omitir cobro y envío si el plan lo permite | Reintegrar o acreditar solo con autorización | Gestionar devolución según la política | Próximo ciclo vigente |
| Pausar | Pausar el contrato | Resolver por separado el pedido cobrado | Mantener la entrega en curso | Duración y reactivación |
| Cambiar cantidad | Recalcular el total | Ajustar solo con permiso operativo | Aplicar al ciclo siguiente | Precio anterior, nuevo y fecha efectiva |
| Reemplazar producto | Sustituir la variante y recalcular | Verificar stock y diferencia de precio | Gestionar cambio o devolución | Producto resultante |
| Cambiar dirección | Aplicar al próximo pedido | Actualizar si el estado logístico lo permite | Solicitar redirección al transportista | Restricciones, envío e impuestos |
| Cambiar medio de pago | Usar el nuevo medio en la próxima renovación | No modifica pedidos ya cobrados | No modifica pedidos ya cobrados | Enlace seguro |
| Mover renovación | Reprogramar el próximo cobro y la entrega dentro de las reglas vigentes | Mantener el pedido actual salvo ajuste autorizado | Aplicar al ciclo siguiente | Nuevas fechas |
| Cancelar | Cortar renovaciones y definir qué pasa con el último pedido | Revisar reintegro, crédito o despacho ya existente | Revisar devolución, saldo y entregas prepagas | Confirmar alcance y derivar reintegros |
| Registrar cada solicitud | Guardar estado anterior y solicitud | Registrar decisión y operador | Conservar el resultado | Fecha, hora, zona horaria argentina y motivo de excepción |
En las cancelaciones, diferenciá tres situaciones: antes del cobro, cobrado sin preparar y despachado. En los planes prepagos, conciliá las entregas consumidas y pendientes, los descuentos, el envío y el saldo antes de proponer un reintegro.
Cancelar un pedido no cancela automáticamente el contrato de suscripción. La cancelación de la suscripción tampoco se puede deshacer: si el cliente quiere continuar, debe crear otra.
Soporte debe usar estas reglas para responder sin improvisar importes, fechas ni excepciones.
Burbuxa puede usar datos sincronizados de Shopify en WhatsApp e Instagram para explicar cambios, importes originales, descuentos, ajustes proporcionales y próximos hitos. El flujo debe ser consultar, confirmar y ejecutar, con bitácora y verificación del resultado. Si falta información, derivá la consulta y no envíes mensajes salientes.
Exigí aprobación humana para reintegros, créditos inusuales y excepciones posteriores a la preparación o al despacho. Separá las notificaciones de pedidos de las promociones y respetá las ventanas y plantillas de cada canal.
Para cambiar el medio de pago, enviá un enlace seguro. Nunca pidas números completos de tarjeta, códigos de seguridad ni credenciales por chat.
Antes de habilitar la automatización, probá que los cobros, los envíos y los mensajes produzcan resultados consistentes entre sí.
Definí una sola fuente por dato: el contrato de Shopify para las condiciones; la pasarela para los pagos; el sistema fiscal para los impuestos; preparación y despacho para la logística; y soporte para los permisos y las excepciones.
Guardá las condiciones, los importes, las fechas, el corte con su zona horaria, el tratamiento impositivo, el estado del pago y los identificadores vinculados. Si las fuentes no coinciden, bloqueá la acción financiera hasta resolver la diferencia.
Probá en un entorno controlado, con moneda y fechas en formato argentino. Incluí casos en los que el corte, el cobro y el despacho ocurren en momentos distintos.
| Prueba | Cobro que verificar | Envío que verificar | Mensaje y escalamiento |
|---|---|---|---|
| Cambio a mitad de ciclo | Prorrateo, crédito o cargo autorizado | Efecto sobre el pedido actual o siguiente | Cálculo y consentimiento |
| Cambio junto al corte | Bloqueo del ajuste tardío | Estado real de preparación | Derivación antes de prometer cambios |
| Cancelación | Ausencia de cargos futuros y saldo prepago | Tratamiento según preparación o despacho | Alcance y derechos aplicables |
| Cambio impositivo | Base, alícuota y comprobante sin duplicaciones | Despacho sin demoras indebidas | Diferencia y discrepancias |
Completá la validación con la fecha efectiva de las renovaciones de fin de mes. También verificá la notificación y el estado final tras un pago rechazado, según la configuración.
Medí por ciclo y por grupo facturación, logística, atención, margen y churn. Revisá los ciclos con muchos créditos, errores de prorrateo o mensajes contradictorios: suelen señalar una regla de corte o una fuente de datos mal sincronizada.
Una vez definidas las reglas, verificá que cada cambio mantenga alineados el importe, el despacho, el horario de corte y el mensaje al cliente. En suscripciones físicas, el prorrateo debe contemplar descuentos, envío, impuestos y entregas pendientes.
Antes de lanzar, confirmá que las políticas estén aprobadas; Shopify y los pagos, verificados; las pruebas y notificaciones de Shopify por WhatsApp, validadas; los impuestos y el calendario operativo, revisados; y los registros de auditoría, disponibles.
Revisá por separado el método de envío de la primera entrega y el de las renovaciones. Para estas últimas, Shopify puede aplicar la configuración predeterminada de suscripciones y, en general, el método disponible de menor costo. No prometas condiciones que el sistema no aplica.
Si el importe, el impuesto, el pedido y el despacho no coinciden entre el contrato, el sistema y la operación, corregí la configuración antes de habilitar las renovaciones.
Prorrateá solo lo que falta entregar. Para calcularlo, restá los descuentos aplicables al valor total del ciclo y multiplicá el resultado por la proporción pendiente según tu calendario: unidades o entregas restantes ÷ unidades o entregas totales del ciclo.
Cobrá y facturá únicamente ese importe, sin incluir lo que ya despachaste. Para evitar diferencias, configurá la emisión automática de la factura cuando el pedido pase a “Procesando”, “Completado” o “Pagado”.
Alineá el ciclo de cobro con el calendario de entrega. Dejá que el cliente cambie la frecuencia, pause o salte un envío para que no acumule stock.
Enviá recordatorios entre 7 y 3 días antes de la renovación, con enlaces para actualizar el medio de pago o confirmar la renovación. Activá flujos a partir de un pago exitoso o de la entrega, y sincronizá el estado en tiempo real para respetar el nuevo intervalo.
Desde tu panel de administración o mediante una automatización, configurá el sistema para mantener activo el descuento de suscripción y aplicar el crédito al total del próximo ciclo de facturación.
Primero, aplicá el descuento sobre el precio base. Después, descontá el crédito antes de procesar el cargo final.
Con Burbuxa, el saldo y los beneficios se sincronizan en tiempo real.
